PKT-segmentin asiakasyritys halusi tehdä strategian lähivuosille ja tehdä selväksi, mitä sen toteuttaminen edellyttää. Toteutimme prosessin sekä valitsimme lähestymistavaksi johtoa ja avainhenkilöitä sitouttavan ja osallistuvan menettelytavan, josta oli useissa vastaavissa tapauksissa saatu hyvää palautetta.
Strategiatyöllä voidaan kehittää yhdessä ajattelua ja tiimityötä
Kutsuimme yhden päivän työkokoukseen yhtiön hallituksen, johtoryhmän ja avainhenkilöt. Edessä oli tiivis ja mielenkiintoinen päivä strategiatyön parissa. Hihat ylös ja hommiin!
Päivän tiimityöskentelyn vaiheet:
- Kokous aloitettiin toteamalla kokouksen tavoite ja käymällä läpi kokouksen eri vaiheet. Kokouksen pelisäännöt käytiin läpi korostaen osallistuvaa menettelytapaa ja tarkkaavaista keskittymistä, josta prosessin vetäjä oli sitoutunut pitämään huolen.
- Ensimmäisenä tehtävänä oli tehdä kaikille tavoite kirkkaaksi ja selväksi. Noin tunnin pituisen pohdinnan jälkeen ryhmä pystyi määrittelemään omaksumansa kolmen vuoden tavoitteen muutamalla selkeällä rivillä ja fläppidokumentti nostettiin seinälle.
- Seuraavaksi seurasi aivoriihi eli ”warm up”. Läsnäolijoita pyydettiin keskittymään tavoitteeseen ja ilmaisemaan yhdellä sanalla asioita, joilla oli ratkaiseva vaikutus tavoitteen saavuttamiseen. Kaikki ideat oli sallittu, mutta keskustelu ja kyseenalaistaminen täysin kielletty. Sanat listattiin fläpille. Ideariihi ruokki pitkän listan avainhenkilöiden esille tuomia asioita.
- Seuraavassa vaiheessa tunnistettiin ja määriteltiin ”kriittiset menestystekijät” tavoitteen saavuttamiseksi täydentämällä lausetta: ”Meidän täytyy ehdottomasti…” Prosessin vetäjä ohjasi osallistujia tunnistamaan kourallinen kriittisiä menestystekijöitä, jotka kaikki yhdessä ja toteutuessaan johtavat tavoitteen saavuttamiseen. Tässä vaiheessa jo melkein puolet työpäivästä oli käytetty. Kuppi kahvia ja jatketaan!
- Jatkettiin strategiatyötä määrittelemällä välttämättömät ”avaintehtävät” (tee se, kehitä tämä ym.), jotka on ehdottomasti tehtävä, jotta kriittinen menestystekijä saadaan toteutumaan. Huomattiin, että moni tunnistettu avaintehtävä vaikutti useampaan kriittiseen menestystekijään.
- Tiimityöskentelynä syntyi avaintehtävien lista, joka sisälsi kaikki ne strategian toteuttamiseksi tarvittavat ratkaisevat toimenpiteet, joihin organisaation pitää keskittyä. Tehtäville määriteltiin vastuuhenkilöt ja aikatavoitteet.
Kello oli 17.00 ja osallistujilla jo takki tyhjänä. Intensiivisen ja antoisan työskentelyn aikana johto ja avainhenkilöt olivat yhdessä määritelleet tavoitteen lähivuosille sekä konkreettisen toimintasuunnitelman ja vastuunjaon strategian toteuttamiseksi. Roolit ja tehtävät olivat selvät. Dokumentti syntyi kokouksen aikana ja se jaettiin osallistujille jo seuraavana päivänä. Kaikilla oli hyvä fiilis, kun kokouksen tavoite oli saavutettu ajallaan, suunta oli selvä ja avainhenkilöt sen takana. Profima veti prosessin Business Partnerina ja jää nyt mielenkiinnolla seuraamaan, miten strategia- ja toimintasuunnitelma lähtee toimimaan.
Torsten Hästö
