Jatkuvuus ja ennakoitavuus luovat varmuutta, kun taas hämärtyvät näkymät tuovat varmuuden tilalle epävarmuuden. Aloitimme loppuvuodesta 2019 yhteistyön pienen palveluita tuottavan yrityksen kanssa. Yrityksen haasteena oli todella isoksi kasvanut erääntynyt ostovelka ja epätietoisuus tulevasta. Kassa, jota oli vahvistettu pankin antamalla limiitillä, oli käytetty ja mentiin käytännössä kädestä suuhun. Kassanhallinta täytyisi laittaa kuntoon. Yrittäjän kannalta tilanne oli todella haastava, koska mitään varmuutta ei ollut siitä, riittääkö kassa seuraavien palkkojen maksuun.

Myyntiennuste

Työ aloitettiin laatimalla myyntiennuste. Selvitettiin, mitkä ovat jatkuvia palvelusopimuksia ja mitkä ovat keikkapohjaista laskutusta. Viikossa saatiin ensimmäinen versio myyntiennusteesta, josta ilmeni myyntiennuste jaettuna asiakasryhmiin ja tuoteryhmiin. Myyntiennuste kattoi tilikauden. Näin saatiin näkyvyyttä tulevaan ja ensimmäinen tieto sisään tulevasta kassavirrasta.

Samalla käytiin läpi laskutusprosessia ja huomattiin, että laskutus roikkui turhaan jäljessä. Joidenkin asiakkaiden osalta odotettiin, että laskutettavaa kertyisi isompi määrä. Toisissa tapauksissa isompia keikkoja ei laskutettu osissa, vaikka näin oli asiakkaan kanssa sovittu. Kaikki nämä vaikuttivat kassavirtaan negatiivisesti. Laskutusta ei kannata missään tilanteessa siirtää tulevaan, etenkin tilanteessa, jossa kassan pohja näkyy. Samalla tehostettiin erääntyneiden saatavien perintää. Tässä tapauksessa soittokierros erääntyneiden laskujen perään toi jo hyviä tuloksia.

Kassavirtaennuste parantaa kassanhallintaa

Päätettiin myös siirtyä viikoittaiseen kassavirtaennusteeseen. Aluksi tehtiin seuraavalle kahdelle viikolle ennuste, josta näkyi tulevat saatavat ja erääntyvät velat. Ylijäämä käytettiin suoraan erääntyneiden velkojen maksuun. Jokaiselle viikolle tehtiin tarkka maksusuunnitelma.

Erääntyneet ostovelat analysoitiin ja huomattiin, että verottajalle oli kertynyt paljon maksamattomia työnantajasuorituksia ja arvonlisäverovelkoja. Näistä tehtiin verottajan kanssa maksujärjestely. Tällä toimenpiteellä saatiin iso osa erääntyneestä velasta järjesteltyä eriin, joiden kanssa voitiin elää.

Mikä on tilanne tällä hetkellä?

Lähtötilanteessa erääntyneet ostovelat olivat kolme kertaa isommat kuin keskivertokuukauden laskutus. Yrityksessä tehtiin kovasti töitä myynnin eteen ja se alkoikin kantaa tulosta. Viikko viikolta erääntyneiden velkojen määrä laski ja kesäkuun päätteeksi yrityksellä ei ollut enää erääntyneitä ostovelkoja. Maksujärjestelystä verottajan kanssa on pidetty kiinni eikä uutta velkaa ole syntynyt. Yritys on tällä hetkellä vakaalla pohjalla.

Asiakkaan suurin työ oli kasvattaa myyntiä ja parantaa laskutusnopeutta. Kun samalla pysyttiin tiukasta kassavirtaennusteessa ja yhdessä sovitussa maksusuunnitelmassa, niin kassa, kassanhallinta ja koko yrityksen maksuvalmius paranivat merkittävästi.

Jos sinulla on vastaava tilanne, ota yhteyttä!

Kassanhallinnan merkitys liiketoiminnan jatkuvuudelle

Kassanhallinta on yksi yrityksen talouden kulmakivistä, ja sen tehokas toteutus varmistaa liiketoiminnan jatkuvuuden. Hyvin suunniteltu kassanhallinta auttaa yritystä ennakoimaan tulevat maksut ja varmistamaan, että varoja on riittävästi toimintojen ylläpitämiseen. Ilman tarkkaa kassavirtaennustetta yritys voi joutua tilanteeseen, jossa sen maksuvalmius vaarantuu, mikä voi johtaa vakaviin taloudellisiin ongelmiin.

Yrityksen on tärkeää ymmärtää kassavirran syklisyys ja valmistautua mahdollisiin likviditeettihaasteisiin. Kassavirtaennuste on keskeinen työkalu kassanhallinnassa, sillä sen avulla voidaan arvioida tulevia rahavirtoja ja suunnitella maksuja ennakoivasti. Ennusteen avulla yritys voi tunnistaa mahdolliset kassavajeet ajoissa ja ryhtyä toimenpiteisiin niiden hallitsemiseksi, esimerkiksi neuvottelemalla maksuaikatauluista ostovelkojen osalta tai tehostamalla myyntisaatavien perintää.

Ostovelka ja sen hallinta

Ostovelka on yrityksen taloudellinen velvoite, joka syntyy hankinnoista, joiden maksua ei ole vielä suoritettu.Ostovelka liittyy usein raaka-aineiden, palveluiden tai muiden liiketoiminnan kannalta välttämättömien resurssien hankintaan. Ostovelkojen hallinta on keskeinen osa yrityksen talouden hallintaa, sillä niiden tehokas hoitaminen vaikuttaa sekä yrityksen kassavirtaan että sen luottokelpoisuuteen.

Ostovelan määrä ja maksuaikataulut riippuvat yrityksen sopimuksista toimittajiensa kanssa. Hyvillä neuvottelutaidoilla yritys voi saada pidempiä maksuaikoja, mikä antaa enemmän liikkumavaraa kassanhallintaan. Liian pitkät maksuajat voivat heikentää toimittajasuhteita ja vaikeuttaa uusien hankintojen tekemistä. Tasapainoisen ostovelkapolitiikan avulla yritys voi varmistaa, että se pystyy maksamaan velkansa ajallaan ilman, että se vaarantaa omaa maksuvalmiuttaan.

Yrityksen ostovelkojen hallinta vaatii aktiivista seurantaa ja ennakointia. On tärkeää pitää kirjaa erääntyvistä laskuista ja varmistaa, että ne maksetaan sovitussa aikataulussa. Myöhästyneet maksut voivat aiheuttaa lisäkuluja korkojen ja viivästysmaksujen muodossa sekä heikentää yrityksen mainetta toimittajiensa silmissä. Pahimmillaan jatkuvat myöhästymiset voivat johtaa toimituskatkoksiin tai maksuhäiriömerkintöihin, jotka voivat vaikeuttaa uusien sopimusten solmimista.

Ostovelkojen hallintaan kuuluu myös toimittajaverkoston tarkastelu ja optimointi. Yrityksen on hyvä arvioida säännöllisesti, tarjoavatko nykyiset toimittajat kilpailukykyiset hinnat ja joustavat maksuehdot. Kilpailuttamalla toimittajia ja neuvottelemalla parempia sopimuksia yritys voi pienentää ostovelkariskiään ja parantaa taloudellista joustavuuttaan.

Hyvin hallittu ostovelka tukee yrityksen kannattavuutta ja vakautta. Kun yritys pystyy ennakoimaan tulevat maksut ja sovittamaan ne omaan kassavirtaansa, se voi keskittyä liiketoimintansa kehittämiseen ilman jatkuvaa huolta maksuvalmiudesta. Ostovelkojen ja muiden taloudellisten velvoitteiden hallinta muodostavat perustan terveelle liiketoiminnalle ja pitkäjänteiselle kasvulle.

Tehokas kassanhallinta mahdollistaa yritykselle myös strategisen kasvun ja kehityksen. Kun yritys tuntee tarkasti rahavirtansa ja kykynsä selviytyä taloudellisista velvoitteista, se voi investoida uusiin hankkeisiin, laajentaa toimintaansa ja parantaa kilpailukykyään. Hyvin hallittu kassavirta tuo vakautta ja vähentää tarpeetonta taloudellista stressiä, mikä puolestaan parantaa yrityksen päätöksentekokykyä.

Yrityksen taloudellinen kestävyys perustuu pitkälti siihen, kuinka hyvin se pystyy hallitsemaan kassavirtaansa ja ennakoimaan tulevia tarpeita. Kassanhallinnan työkalujen, kuten kassavirtaennusteen ja maksusuunnitelmien, avulla yritys voi varmistaa, että sen taloudellinen pohja pysyy vahvana myös muuttuvissa markkinatilanteissa. Tämä luo paitsi turvallisuutta yritykselle itselleen, myös luottamusta asiakkaiden, toimittajien ja muiden sidosryhmien keskuudessa.