Jatkuvuus ja ennakoitavuus luovat varmuutta, kun taas hämärtyvät näkymät tuovat varmuuden tilalle epävarmuuden. Aloitimme loppuvuodesta 2019 yhteistyön pienen palveluita tuottavan yrityksen kanssa. Yrityksen haasteena oli todella isoksi kasvanut erääntynyt ostovelka ja epätietoisuus tulevasta. Kassa, jota oli vahvistettu pankin antamalla limiitillä, oli käytetty ja mentiin käytännössä kädestä suuhun. Kassanhallinta täytyisi laittaa kuntoon. Yrittäjän kannalta tilanne oli todella haastava, koska mitään varmuutta ei ollut siitä, riittääkö kassa seuraavien palkkojen maksuun.

Myyntiennuste

Työ aloitettiin laatimalla myyntiennuste. Selvitettiin, mitkä ovat jatkuvia palvelusopimuksia ja mitkä ovat keikkapohjaista laskutusta. Viikossa saatiin ensimmäinen versio myyntiennusteesta, josta ilmeni myyntiennuste jaettuna asiakasryhmiin ja tuoteryhmiin. Myyntiennuste kattoi tilikauden. Näin saatiin näkyvyyttä tulevaan ja ensimmäinen tieto sisään tulevasta kassavirrasta.

Samalla käytiin läpi laskutusprosessia ja huomattiin, että laskutus roikkui turhaan jäljessä. Joidenkin asiakkaiden osalta odotettiin, että laskutettavaa kertyisi isompi määrä. Toisissa tapauksissa isompia keikkoja ei laskutettu osissa, vaikka näin oli asiakkaan kanssa sovittu. Kaikki nämä vaikuttivat kassavirtaan negatiivisesti. Laskutusta ei kannata missään tilanteessa siirtää tulevaan, etenkin tilanteessa, jossa kassan pohja näkyy. Samalla tehostettiin erääntyneiden saatavien perintää. Tässä tapauksessa soittokierros erääntyneiden laskujen perään toi jo hyviä tuloksia.

Kassavirtaennuste parantaa kassanhallintaa

Päätettiin myös siirtyä viikoittaiseen kassavirtaennusteeseen. Aluksi tehtiin seuraavalle kahdelle viikolle ennuste, josta näkyi tulevat saatavat ja erääntyvät velat. Ylijäämä käytettiin suoraan erääntyneiden velkojen maksuun. Jokaiselle viikolle tehtiin tarkka maksusuunnitelma.

Erääntyneet ostovelat analysoitiin ja huomattiin, että verottajalle oli kertynyt paljon maksamattomia työnantajasuorituksia ja arvonlisäverovelkoja. Näistä tehtiin verottajan kanssa maksujärjestely. Tällä toimenpiteellä saatiin iso osa erääntyneestä velasta järjesteltyä eriin, joiden kanssa voitiin elää.

Mikä on tilanne tällä hetkellä?

Lähtötilanteessa erääntyneet ostovelat olivat kolme kertaa isommat kuin keskivertokuukauden laskutus. Yrityksessä tehtiin kovasti töitä myynnin eteen ja se alkoikin kantaa tulosta. Viikko viikolta erääntyneiden velkojen määrä laski ja kesäkuun päätteeksi yrityksellä ei ollut enää erääntyneitä ostovelkoja. Maksujärjestelystä verottajan kanssa on pidetty kiinni eikä uutta velkaa ole syntynyt. Yritys on tällä hetkellä vakaalla pohjalla.

Asiakkaan suurin työ oli kasvattaa myyntiä ja parantaa laskutusnopeutta. Kun samalla pysyttiin tiukasta kassavirtaennusteessa ja yhdessä sovitussa maksusuunnitelmassa, niin kassa, kassanhallinta ja koko yrityksen maksuvalmius paranivat merkittävästi.