Business Finlandin tukemat hankkeet ovat loistava tapa kehittää liiketoimintaa. Ennen projektin aloittamista on hyvä huolehtia, että taloushallinnon osalta muutamat perusasiat ovat kunnossa, jotka helpottavat kustannusten tilitystä ja loppuraportin tilintarkastusta.
Projektin kustannusten raportointi ja lukujen seuranta
Projektin parissa työskentelevät henkilöt on nimettävä ja heidän osaltaan pitää kyetä seuraamaan kokonaistyöaikaa ja projektin parissa vietettyä työaikaa. Tarvitaan vähintään Excel-pohjainen työaikakirja, mutta todellinen työaikaseuranta, johon voi leimata projektityön, on aina parempi. Itse projektille on palkanlaskentaan hyvä avata oma projektinumero, jotta palkat ja sivukulut saadaan kirjanpidossa jaettua oikealle projektille. Itse palkkaerittelylomakkeelle (Y4) laitetaan vain kokonaisrahapalkka, kokonaistyötunnit ja projektin työtunnit. Lomake jakaa prosentuaalisen osuuden mukaan kokonaisrahapalkkaa projektille.
Jos nyt palkanlaskennassa on käytetty samaa osuutta, saadaan kirjanpidossa projektiseurannalle samat palkkakustannukset kuin mitä raportoidaan Business Finlandille. Lähetetty palkkaerittelylomake on hyvä arkistoida, koska pitempien projektien osalta henkilöstö voi vaihtua ja alkuperäiset raportit voivat muuten kadota. Niitä on hankala etsiä lopputilityksen tilintarkastuksen yhteydessä.
Muut kustannukset raportoidaan asiointipalvelussa. Nämä ovat pääsääntöisesti projektiin liittyviä ostoja. Näitä varten kirjanpidossa on oltava oma projektiseuranta, jotta kustannukset saadaan helposti haettua halutulle ajanjaksolle. Tietyissä erityistapauksissa kustannukset raportoidaan kustannustilityslomake Y3:lla. Näin toimitaan, kun tilitetään esimerkiksi intressiyhtiön kustannuksia.
On hyvä huolehtia, että yhteistyö osaavan talouden hallinnan kumppanin kanssa on aloitettu ennen Business Finland -projektin alkamista. Tämä varmistaa, että projektin kustannusten raportointi ja seuranta sekä tilitys menevät oikein ja tuet saadaan maksuun ajallaan ilman viivästyksiä.
Lars Hästö
Talouspäällikköpalvelut, Taloushallintopalvelut
