Monet yritykset kaipaavat tehokkuutta tilaustenkäsittelyprosessiin – saattaahan niistä vuosien varrella muovautua sangen monimutkaisia rakennelmia. Vaikeasti hallittava prosessi on aikasyöppö, stressinaiheuttaja ja liiketoiminnan uhka. Tässä artikkelissa kerromme, kuinka muutimme erään asiakkaamme tilaustenkäsittelyprosessin tehottomasta toimivaksi!

Vievätkö prosessit liikaa aikaa tai ovatko ne liian monimutkaisia?

Saimme yhteydenoton asiakkaalta, jonka tilaustenkäsittelyjärjestelmä kaipasi yksinkertaistamista ja uudistamista. Tietoa tilauksista kirjattiin kolmeen eri järjestelmään ja se oli tehnyt prosessista hitaan ja vaikean käyttää.

Kolmen järjestelmän käyttöönotto oli vaikuttanut aikoinaan järkevältä tavalta hallita tilausprosessia – palvelivathan ne kaikki tiettyä prosessin vaihetta. Ongelma oli, että nämä järjestelmät eivät keskustelleet lainkaan keskenään ja kaikki tieto oli syötettävä prosessin jokaisessa vaiheessa käsin eri järjestelmiin.

Tilaustenkäsittelyprosessista oli tullut aikasyöppö, joka pihisti valtavasti työtunteja; esimerkiksi kiireisinä päivinä kaikkia tilauksia ei ehditty laskuttaa.

Lisäksi prosessi oli niin mutkikas, että oli haastavaa löytää sen hallitsevia sijaisia työntekijöiden lomien ja muiden poissaolojen ajaksi.

Prosessista oli tullut liiketoiminnan uhka, johon asiakkaamme kaipasi kipeästi apua.

Tilaustenkäsittelyprosessin auditointi

Aloitimme yhteistyön kartoittamalla asiakkaan tilaustenkäsittelyprosessin nykytilan. Huomasimme, että tilaustenkäsittelijät syöttivät tilaukset yhteen järjestelmään ja laskutus syötti tiedot toiminnanohjausjärjestelmään sekä erilliseen Exceliin, jossa pidettiin lokia tilauksista.

Kartoituksessa käytämme apuna LEAN-ajattelusta tuttua Value Stream Mapping -työkalua, jonka avulla prosessin työvaiheet ja turhan työn vaiheet saadaan näkyviin visuaalisen mallinnuksen avulla.

Ensimmäinen johtopäätöksemme oli, että jos tilaustenkäsittelijät syöttäisivät tilaukset suoraan toiminnanohjausjärjestelmään, päästäisiin yhdestä ylimääräisestä työvaiheesta heti eroon.

Keskusteltuamme toiminnanohjausjärjestelmän toimittajan kanssa selvisi, että he pystyvät luomaan järjestelmään raportin, joka vastaa asiakkaamme käyttämää Excel-lokia. Näin saatiin siivottua prosessista toinenkin manuaalinen työvaihe pois!

Prosessin siirtymävaihe haluttiin tehdä mahdollisimman vaivattomaksi. Tilaustenkäsittelijöille pidettiin uuden järjestelmän käyttökoulutus ja ensimmäisten käyttöviikkojen ajan paikan päällä oli tukihenkilö, jolta sai apua ongelmatilanteissa.

Yksinkertaistamalla ja yhdistämällä prosesseja saatiin aikaan toivottua tehokkuutta.

Lopputuloksena oli prosessien työvaiheiden väheneminen 11:sta vaiheesta 4:än vaiheeseen. Myös kaikki tilaukset saatiin ja saadaan jatkossa laskutettua saman päivän aikana. Koska tietoa käsitellään jatkossa vain yhdessä järjestelmässä, on sijaisten opastaminen myös helpompaa.

Yksinkertaistamalla ja yhdistämällä prosesseja saatiin tehokkuutta tilaustenkäsittelyprosessiin

Asiakasyrityksemme on tyytyväinen auditoinnin lopputulokseen: saimme ratkaistua kaikki toimeksiannon alussa esitetyt haasteet. Prosesseja yksinkertaistamalla ja yhdistämällä asiakkaamme liiketoiminnan edellytykset paranivat huomattavasti:

  • Prosessin työvaiheet vähenivät yhdestätoista neljään
  • Tilaukset saadaan laskutettua saman päivän aikana
  • Sijaisten opastaminen on helppoa

Kaipaavatko yrityksesi prosessit tehostamista? Ota yhteyttä!

Lars Hästö
Talouspäällikköpalvelut

LARS HÄSTÖ –

TEKIJÄ TALOUDEN

TERVEYSTARKASTUKSEN TAKANA

Lars on ihmisläheinen taloushallinnon ammattilainen, joka näkee firmojen haasteet kassavirran kautta. Tältä tyypiltä voit odottaa oikeita, helposti ymmärrettäviä ja juuri sinun liiketoimintaasi koskevia kysymyksiä. Larsin voit herättää jopa keskellä yötä ja saat häneltä silti selkeät vastaukset PK-yritysten yleisimpiin kassahaasteisiin. Larsia on asiakkaiden toimesta kuvailtu tyypiksi, joka osaa nähdä lukujen taakse. Katso vaikka LinkedIn-profiilin suosituksia!

Syvenny aiheeseen ja lue blogejamme!

Tase – Yrityksen talouden tilannekuva helposti ymmärrettynä

Tase antaa kokonaisvaltaisen kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta tiettynä ajankohtana. Tase toimii ikään kuin yrityksen tilinpäätöksen “valokuvana”, joka kertoo, paljonko yrityksellä on omaisuutta ja kuinka paljon se on velkaa. Taseen avulla yrittäjät,...

Tilinpäätös helposti haltuun

Tilinpäätös on keskeinen osa yrityksen taloushallintoa ja yksi tärkeimmistä asiakirjoista yrityksen taloudellisen tilanteen arvioimisessa. Se antaa kokonaiskuvan yrityksen varoista, veloista, tuloksesta ja taloudellisesta asemasta tilikauden lopussa. Tilinpäätöstä...

Tilikauden muutos ja pidentäminen – Näin toimit oikein

Tilikauden muutos ja pidentäminen – Mitä yrittäjän tulee tietää? Tilikausi on ajanjakso, jolta yritys laatii viralliset tilinpäätöstiedot ja jonka perusteella muun muassa verotus määräytyy. Tavallisesti tilikausi kestää 12 kuukautta, mutta sen pituutta voi tietyissä...