Auditoinnilla tehokkuutta tilaustenkäsittelyprosessiin

Monet yritykset kaipaavat tehokkuutta tilaustenkäsittelyprosessiin – saattaahan niistä vuosien varrella muovautua sangen monimutkaisia rakennelmia. Vaikeasti hallittava prosessi on aikasyöppö, stressinaiheuttaja ja liiketoiminnan uhka. Tässä artikkelissa kerromme, kuinka muutimme erään asiakkaamme tilaustenkäsittelyprosessin tehottomasta toimivaksi!

Vievätkö prosessit liikaa aikaa tai ovatko ne liian monimutkaisia?

Saimme yhteydenoton asiakkaalta, jonka tilaustenkäsittelyjärjestelmä kaipasi yksinkertaistamista ja uudistamista. Tietoa tilauksista kirjattiin kolmeen eri järjestelmään ja se oli tehnyt prosessista hitaan ja vaikean käyttää.

Kolmen järjestelmän käyttöönotto oli vaikuttanut aikoinaan järkevältä tavalta hallita tilausprosessia – palvelivathan ne kaikki tiettyä prosessin vaihetta. Ongelma oli, että nämä järjestelmät eivät keskustelleet lainkaan keskenään ja kaikki tieto oli syötettävä prosessin jokaisessa vaiheessa käsin eri järjestelmiin.

Tilaustenkäsittelyprosessista oli tullut aikasyöppö, joka pihisti valtavasti työtunteja; esimerkiksi kiireisinä päivinä kaikkia tilauksia ei ehditty laskuttaa.

Lisäksi prosessi oli niin mutkikas, että oli haastavaa löytää sen hallitsevia sijaisia työntekijöiden lomien ja muiden poissaolojen ajaksi.

Prosessista oli tullut liiketoiminnan uhka, johon asiakkaamme kaipasi kipeästi apua.

Tilaustenkäsittelyprosessin auditointi

Aloitimme yhteistyön kartoittamalla asiakkaan tilaustenkäsittelyprosessin nykytilan. Huomasimme, että tilaustenkäsittelijät syöttivät tilaukset yhteen järjestelmään ja laskutus syötti tiedot toiminnanohjausjärjestelmään sekä erilliseen Exceliin, jossa pidettiin lokia tilauksista.

Kartoituksessa käytämme apuna LEAN-ajattelusta tuttua Value Stream Mapping -työkalua, jonka avulla prosessin työvaiheet ja turhan työn vaiheet saadaan näkyviin visuaalisen mallinnuksen avulla.

Ensimmäinen johtopäätöksemme oli, että jos tilaustenkäsittelijät syöttäisivät tilaukset suoraan toiminnanohjausjärjestelmään, päästäisiin yhdestä tuplatyövaiheesta heti eroon.

Keskusteltuamme toiminnanohjausjärjestelmän toimittajan kanssa selvisi, että he pystyvät luomaan järjestelmään raportin, joka vastaa asiakkaamme käyttämää Excel-lokia. Näin saatiin siivottua prosessista toinenkin manuaalinen työvaihe pois!

Prosessin siirtymävaihe haluttiin tehdä mahdollisimman vaivattomaksi. Tilaustenkäsittelijöille pidettiin uuden järjestelmän käyttökoulutus ja ensimmäisten käyttöviikkojen ajan paikan päällä oli tukihenkilö, jolta sai apua ongelmatilanteissa.

Yksinkertaistamalla ja yhdistämällä prosesseja saatiin toivottua tehokkuutta

Lopputuloksena oli, että prosessin työvaiheet vähenivät 11 vaiheesta 4 vaiheeseen. Myös kaikki tilaukset saatiin ja saadaan jatkossa laskutettua saman päivän aikana. Koska tietoa käsitellään jatkossa vain yhdessä järjestelmässä, on sijaisten opastaminen myös helpompaa.

Yksinkertaistamalla ja yhdistämällä prosesseja saatiin tehokkuutta tilaustenkäsittelyprosessiin

Asiakasyrityksemme on tyytyväinen auditoinnin lopputulokseen: saimme ratkaistua kaikki toimeksiannon alussa esitetyt haasteet. Prosesseja yksinkertaistamalla ja yhdistämällä asiakkaamme liiketoiminnan edellytykset paranivat huomattavasti:

• Prosessin työvaiheet vähenivät 11:stä 4:ään
• Tilaukset saadaan laskutettua saman päivän aikana
• Sijaisten opastaminen on helppoa

Kaipaavatko yrityksesi prosessit tehostamista? Ota yhteyttä!

Lars Hästö
Talouspäällikköpalvelut, Taloushallintopalvelut