Asiakas oli huomannut, että ajan myötä heidän tilaustenkäsittelyprosessinsa oli muodostunut tehottomaksi ja tietoa kirjattiin jopa kolmeen eri järjestelmään. Tässä tapauksessa kerromme, kuinka ratkaisemalla olennaisia kysymyksiä, voidaan tehottomat prosessit muuttaa tehokkaammiksi ja palvelemaan paremmin nykyajan vaatimuksia.
Vievätkö prosessit liikaa aikaa tai ovatko ne liian monimutkaisia?
Kaikki kolme järjestelmää palvelivat tiettyä osaa prosessista, mutta eivät keskustelleet keskenään. Tieto syötettiin käsin joka vaiheessa, mihin kului paljon aikaa kului. Päivinä, jolloin tuli paljon tilauksia sisään, ei kaikkia tilauksia ehditty laskuttaa. Prosessista oli myös muodostunut niin mutkikas, että oli haasteita löytää sopivia sijaisia lomien tai muiden poissaolojen ajaksi.
Tilaustenkäsittelyprosessin auditointi
Kartoitimme prosessin nykytilan Value Stream Mapping -työkalulla. Huomasimme, että tilaustenkäsittelijät syöttivät tilaukset yhteen järjestelmään, laskutus syötti tiedot toiminnanohjausjärjestelmään ja erilliseen Exceliin, jossa pidettiin lokia tilauksista.
Kartoituksen tuloksena huomasimme, jos tilaustenkäsittelijät syöttäisivät tilaukset suoraan toiminnanohjausjärjestelmään, päästään yhdestä tuplatyöstä täysin eroon. Toiminnanohjausjärjestelmän toimittaja pystyi myös luomaan järjestelmään raportin, joka vastasi täysin Excel-lokia, joten näin säästyttiin myös toisesta manuaalisesta työvaiheesta. Tilaustenkäsittelijöille järjestettiin koulutusta toiminnanohjausjärjestelmän käytöstä ja ensimmäisten viikkojen ajan prosessia tuettiin olemalla paikan päällä antamassa tukea käyttäjille.
Yksinkertaistamalla ja yhdistämällä prosesseja saatiin toivottua tehokkuutta
Lopputuloksena oli, että prosessin työvaiheet vähenivät 11 vaiheesta 4 vaiheeseen. Myös kaikki tilaukset saatiin ja saadaan jatkossa laskutettua saman päivän aikana. Koska tietoa käsitellään jatkossa vain yhdessä järjestelmässä, on sijaisten opastaminen myös helpompaa.
Lars Hästö
Talouspäällikköpalvelut, Taloushallintopalvelut